2023年一次USTC国际差旅学生报销记录

将这次报销过程记录下来，以供后人参考

2023年7月份去美国线下参加了一次学术会议，本次报销的项目包括以下四项：

1. 会议注册费
2. 签证费
3. 机票费
4. 住宿费

提交的打印报销材料包括如下：

• 公共项
  1. 报销单据（注意，需要项目负责人 -> （项目负责人所在学院）系主任 -> 执行院长或院长 -> 国合部 四层签字，不可越级签字，不可电子签字）
  2. 国合部批件
  3. 护照首页和签证页复印件；出入境盖章页复印件（如果有）
  4. 出入中国国境记录文件（去国家移民管理局微信小程序上找）
  5. 出入美国国境记录文件（上网搜索I-94）
  6. 访问超期说明，国合部签字（注意，是否超期需要比较出入中国国境的时间（而非入境和出境目的国）和国合部批件准许的访问时间）
  7. 美元对人民币汇率截图（按支付日期为准，不等后报账界面可查）

• 会议注册费：
  1. 会议官方邀请信
  2. 会议收费标准（可从官网截图）
  3. 会议注册费发票（英文发票标题应当有invoice或receipt字样）
  4. 会议注册费支付记录

• 签证费（注意，美国签证不给开发票）
  1. 签证无法开发票官方说明（美国大使馆官网申请签证时截图）
  2. 签证付款码（当时使用支付宝付款）
  3. 签证付款页
  4. 签证费支付记录

• 机票费（非国内航空公司且有异地转机，额外注意）
  1. 乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表（出发前办理， 需要国合部和财务处领导签字）
  2. 难以买到国内航空公司航班截图说明（在机票选择界面截图，写文字说明该时间段内不存在价格与时间均符合要求且无需转机的国内航空公司航班）
  3. 登机牌（一定要注意保管好。如果登机牌丢了，则写一则说明，找报销项目负责人签字）
  4. 飞机行程单（买票商家可开，如携程）
  5. 发票（电子发票即便上传至不等候报账系统，也需要打印）
  6. 机票支付记录
  7. 机票改签说明，国合部签字（财务处要求）

• 住宿费
  1. 住宿发票（标题需要带invoice或receipt字样）
  2. Guest Folio是住宿发票的说明（在打电话给酒店前台开电子发票时，已经明确说明”apply for an invoice or receipt”，但那边有将Guest Folio（客人账单）当成发票用的习惯，开的文件也是Guest Folio。因此需要写一说明，由项目负责人签字）
  3. 住宿支付记录

以上就是用到的所有纸质文件。张贴好登机牌，分类整理好各个文件，即可投递至报销箱。之后可能会与财务处另有几次交锋，注意沟通时一次性将问题全部问出，即可高效解决报销问题。